Klauzula informacyjna RODO

Dbamy o bezpieczeństwo powierzonych nam danych osobowych, w szczególności poprzez wdrożenie wymogów RODO* oraz zaleceń Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poniżej prezentujemy nakazane przepisami RODO klauzule informacyjne dedykowane do naszych obecnych lub przyszłych Klientów i Kontrahentów. Częścią wspólną dla tych klauzul są dane Administratora.

 I. Dane Administratora

Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Zakłady Usługowe Zachód Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Robocza 40, 61-517 Poznań. W sprawach dotyczących Państwa danych osobowych prosimy pisać na adres e-mail: rodo@zuz.com.pl

 

II. Klauzula informacyjna dla przyszłych Klientów lub Kontrahentów, osób składających do nas zapytania dotyczące naszych usług.

1a. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest zaprezentowanie naszych usług oraz ocena możliwości współpracy, czyli podejmowanie działań przed zawarciem umowy.

1b. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest ich przechowywanie dla potrzeb przyszłych wycen usług, jak również dla potrzeb wewnętrznych analiz sprzedażowych administratora. Tego typu przetwarzanie opiera się o prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

1c. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest ich wykorzystywanie dla potrzeb marketingu bezpośredniego, tj. do przedłożenia informacji o naszych promocjach, nowym zakresie usług itp. Tego typu przetwarzanie opiera się o prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

 2. Odbiorcami Państwa danych mogą być firmy, z którymi współpracujemy w ramach naszej działalności:

 – zapewniające nam wsparcie techniczne przy administrowaniu poczty elektronicznej,

– doręczające korespondencję, tj. obok Poczty Polskiej, kurierzy;

– podmioty pomagające nam w wycenie usług np. dostawcy środków chemicznych;

– podwykonawcy lub konsorcjanci, z którymi współpracujemy przy niektórych usługach.

 3. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od dnia ich  pozyskania. Okres ten ulegnie wydłużeniu w przypadku zawarcia z Państwem umowy, nie dłużej jednak niż do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

4. Podanie danych osobowych jest nam niezbędne dla właściwej oceny możliwości nawiązania z Państwem współpracy (zawarcia umowy). W związku z tym niezbędne jest podanie przez Państwa takich podstawowych danych jak imię i nazwisko, telefon kontaktowy, adres e-mail, dane pracodawcy w imieniu, którego dana osoba nawiązuje z nami kontakt. Może również okazać się konieczne przedłożenie dodatkowych informacji, których zakres będzie uzależniony od kontekstu danej sprawy np. względem osób prywatnych może to być adres zamieszkania. W przypadku niepodania powyższych informacji możemy odmówić przeprowadzenia procedury prowadzącej do zawarcia umowy np. odmawiając wykonania kalkulacji oferty.

5. Państwa dane nie będą poddawane procesom służącym zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, czyli nie będą przetwarzane poprzez automatyczny algorytm, który miałby służyć np. do profilowania. Każdorazowe podejmowanie decyzji odbywa się na podstawie indywidualnego podejścia do danej sprawy.

6. Przysługuje Państwu prawo do:

 – dostępu do swoich danych osobowych ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania;

– przenoszenia danych osobowych, czyli ujęcia ich np. w formacie .doc  i przekazania ich Państwu lub innemu wskazanemu przez Państwa administratorowi;

7. Wobec przetwarzania Państwa danych osobowych dla celów wewnętrznych analiz oraz marketingu bezpośredniego (cele określone w pkt. 1b i 1c) mogą Państwo wnieść sprzeciw. Wówczas dalsze przetwarzanie dla tych celów zostanie przez nas wstrzymane.

8. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym na terenie Polski jest Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

 

III. Klauzula  dla obecnych lub byłych Klientów lub Kontrahentów

1a. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest zrealizowanie uzgodnionej umowy, w tym np. wystawianie faktur, czyli przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy.

1b. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest ich przechowywanie dla potrzeb przyszłych wycen usług, jak również dla potrzeb wewnętrznych analiz sprzedażowych administratora. Tego typu przetwarzanie opiera się o prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

1c. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytuły wykonywanej lub wykonanej umowy. Tego typu przetwarzanie opiera się o prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

1d. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest ich wykorzystywanie dla potrzeb marketingu bezpośredniego, tj. do przedłożenia informacji o naszych promocjach, nowym zakresie usług itp. Tego typu przetwarzanie opiera się o prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

1e. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych może być również ich wykorzystywanie dla potwierdzenia świadczenia usług na Państwa rzecz np. w formie referencji, jednak zawsze po uprzednim wyrażeniu przez Państwa zgody.

2. Odbiorcami Państwa danych mogą być firmy oraz instytucje, z którymi współpracujemy w ramach naszej działalności:

 – zapewniające nam wsparcie techniczne przy administrowaniu poczty elektronicznej,

– doręczające korespondencję, tj. obok Poczty Polskiej, kurierzy;

– podmioty pomagające nam w wycenie usług np. dostawcy środków chemicznych;

– podwykonawcy lub konsorcjanci, z którymi współpracujemy przy niektórych usługach;

– podmioty specjalizujące się w konsultingu finansowo-księgowym;

– firmy windykacyjne, banki, zakłady ubezpieczeń – tylko w zakresie prowadzonej przez nas działalności gospodarczej;

– podmioty uprawnione na podstawie stosownych przepisów do żądania od nas dokumentów związanych z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą, jak Urząd Skarbowy, ZUS, PFRON, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

3. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania umowy oraz maksymalnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń lub obowiązku ich przechowywania zgodnie z przepisami o rachunkowości – w zależności, który termin upłynie później.

4. Podanie danych osobowych jest nam niezbędne dla zrealizowania umowy. Niektóre dane są niezbędne dla prawidłowego rozliczenia należności zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi rachunkowości. W przypadku niepodania powyższych informacji możemy odmówić zawarcia umowy.

5. Państwa dane nie będą poddawane procesom służącym zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, czyli nie będą przetwarzane poprzez automatyczny algorytm, który miałby służyć np. do profilowania. Każdorazowe podejmowanie decyzji odbywa się na podstawie indywidualnego podejścia do danej sprawy.

6. Przysługuje Państwu prawo do:

 – dostępu do swoich danych osobowych ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania;

 – usunięcia danych osobowych, chyba że przepis prawa wymaga od nas dalszego przetwarzania tych danych lub ich przetwarzanie jest konieczne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (Państwa, naszych lub osób trzecich);

– przenoszenia danych osobowych, czyli ujęcia ich np. w formacie .doc  i przekazania ich Państwu lub innemu wskazanemu przez Państwa administratorowi;

– cofnięcia zgody, jeżeli była ona podstawą przetwarzania danych osobowych, przy czym cofnięcie tej zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem tego przetwarzania przed jej cofnięciem.

7. Wobec przetwarzania Państwa danych osobowych dla celów wewnętrznych analiz, zabezpieczenia danych dla ewentualnych roszczeń oraz marketingu bezpośredniego (cele określone w pkt. 1b, 1c, 1d) mogą Państwo wnieść sprzeciw. Wówczas dalsze przetwarzanie dla tych celów zostanie przez nas wstrzymane, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do ich dalszego przetwarzania.

8. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym na terenie Polski jest Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

 

IV. Klauzula informacyjna dla osób odwiedzających naszą siedzibę, oddziały oraz miejsca, którymi zarządzamy (parkingi, punkty selektywnego zbierania odpadów, bazy magazynowe) w zakresie monitoringu wizyjnego (rejestracja obrazu).

1a. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych w postaci wizerunku lub nr rejestracyjnego Państwa samochodu jest zapewnienie ochrony mienia i bezpieczeństwa pracowników na terenie naszej siedziby oraz oddziałów, a także ochrony mienia na terenie, którym zarządzamy, tj. parkingach, magazynach. Tego typu przetwarzanie opiera się o prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

1b. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych w postaci wizerunku lub nr rejestracyjnego Państwa samochodu na terenach, na których prowadzimy punkty selektywnego zbierania odpadów jest zapewnienie kontroli miejsca magazynowania odpadów. Do tego przetwarzania jesteśmy zobowiązani przepisami ustawy o odpadach.

2. Odbiorcami Państwa danych mogą być firmy oraz instytucje, z którymi współpracujemy w ramach naszej działalności:

 – zapewniające nam wsparcie techniczne przy obsłudze monitoringu;

– instytucje uprawnione do dostępu do danych z monitoringu na podstawie odpowiednich przepisów np. w przypadku monitoringu punktów selektywnego zbierania odpadów będzie to wojewódzki inspektor ochrony środowiska.

3. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres do 3 miesięcy.

4. Podanie danych osobowych jest nam niezbędne dla zapewnienia ochrony mienia i bezpieczeństwa pracowników, jak również w przypadku punktu selektywnego zbierania odpadów Państwa dane osobowe musimy przetwarzać, gdyż wynika to z obowiązku prawnego. W przypadku, gdy nie zgodzą się Państwo na zarejestrowanie wizerunku lub nr rejestracyjnego Państwa samochodu na naszym monitoringu możemy odmówić Państwu wstępu na teren objęty tym monitoringiem.

5. Państwa dane nie będą poddawane procesom służącym zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, czyli nie będą przetwarzane poprzez automatyczny algorytm, który miałby służyć np. dla identyfikowania tożsamości danej osoby na podstawie wizerunku czy identyfikacji właściciela samochodu wjeżdżającego na nasz teren.

6. Przysługuje Państwu prawo do:

 – dostępu do swoich danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania;

– usunięcia danych osobowych, chyba że przepis prawa wymaga od nas dalszego przetwarzania tych danych lub ich przetwarzanie jest konieczne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (Państwa, naszych lub osób trzecich).

 Z uwagi na sposób przetwarzania danych osobowych i ich charakter nie ma możliwości sprostowania danych przechowywanych w postaci zarejestrowanego wizerunku lub nr rejestracyjnego samochodu.

7. Wobec przetwarzania Państwa danych osobowych dla celów wynikających z potrzeby ochrony mienia lub bezpieczeństwa pracowników (cel określony w pkt. 1a) mogą Państwo wnieść sprzeciw. Wówczas dalsze przetwarzanie danych dla tego celu zostanie przez nas wstrzymane chyba, że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do ich dalszego przetwarzania.

8. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym na terenie Polski jest Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.